Twee gescheiden werelden bij Vastgoedontwikkelaars: projectmanagement en -administratie

Maar hoe breng je deze twee gescheiden werelden bij elkaar? In deze blog geven we je 3 tips die daarbij helpen. Maar laten we eerst eens duiken in de manier hoe er op deze afdelingen gedacht wordt om te begrijpen waarom er vaak een kloof bestaat. We hebben hen omschreven als twee fictieve personen Wouter en Annet. Ze verschillen nogal van elkaar:

Projectontwikkelaar Wouter

In de projectmanagement organisatie is projectontwikkelaar Wouter actief. Hij is een creatief en energiek persoon die constant op zoek is naar weer iets nieuws. Hij is gek op veranderingen en kan slecht ‘nee’ zeggen tegen zijn klanten. Wouter denkt constant vooruit en wil in zijn denken niet belemmerd worden: “toch maar een andere kleur steen hier”, hoewel dat iets duurder is. Plannen zijn er om aangepast te worden en continu te verbeteren. Hij kijkt vooruit: naar de toekomst en durft risico’s te nemen.

Annet van de projectadministratie

Binnen de projectadministratie is Annet verantwoordelijk voor de boekhouding. Ze is het type ‘eerst zien en dan pas geloven’. Ze houdt van structuur, is punctueel en wil dat alles wat met geld te maken heeft van tevoren is dichtgetimmerd. Van verrassingen houdt zij niet: “afspraak is afspraak.”

Ze kijkt altijd terug naar wat er in het verleden is bepaald: risicomijdend gedrag past bij haar. Voor Annet is dat logisch.

Ken je ook een Wouter of Annet die elkaar niet begrijpen?

Vast wel. Toch hebben ze elkaar nodig, om zowel budgetten te bewaken als te zorgen voor vastgoedprojecten die naar tevredenheid van klanten worden opgeleverd. Daarom zijn dit onze drie tips om deze twee gescheiden werelden bij elkaar te brengen:

Tip 1: zorg dat je elkaars werkzaamheden begrijpt

In veel gevallen werken projectmanagement- en administratieafdelingen met verschillende systemen. Als dat het geval is, dan zullen ze van elkaar moeten begrijpen wat de juiste benamingen zijn waarop kosten gecalculeerd em geboekt worden. Anders ontstaan er verschillende interpretaties en mogelijk onopgemerkte of onverwachte facturen. Transparant naar elkaar zijn, maar ook commitment hebben over dezelfde opzet en structuur, helpen om elkaar op voorhand beter te begrijpen.

Tip 2: overweeg een eenduidig systeem voor allebei

Hoe meer systemen, hoe groter de kans op onduidelijkheden. Dat is zeker het geval als het aantal vastgoedprojecten toeneemt. Een eenduidig systeem betekent dat Wouter de stichtingskosten (StiKo), met daarin de totale kosten(budget) voor de bouw van het vastgoedproject, in hetzelfde systeem heeft staan als waar Annet de uitgaven van het vastgoedproject in controleert. Binnenkomende facturen kan zij dan bijvoorbeeld op een logische manier koppelen aan de stichtingskosten. Het schept een band tussen beide afdelingen, is onze ervaring.

Tip 3: kom periodiek bij elkaar

Hoe vaak? Dat bepaalt projectmanagement en projectadministratie samen. Maar in de snelle bouw- en vastgoedwereld waarin veel verandert is het belangrijk om elkaar te blijven informeren. Het gaat daarbij altijd over ‘meten is  weten’, afstemmen, controleren maar ook verbeteren. Verrassingen blijven er echter altijd. Daarover schreven we al eerder in deze blog.

Gescheiden werelden overwinnen?

Met iedereen die zich kan vereenzelvigen met Wouter of Annet, of dit gedrag herkent bij collega’s, gaan we graag eens in gesprek. We zijn benieuwt naar jouw ervaringen. Neem hier contact met ons op als je er eens over door wilt praten.