‘Druk op de knop’-rapportage voor bouwbedrijven in co-creatie ontwikkeld – gastblog van Thomas Werkhoven

We zijn enorm blij met de jarenlange samenwerking met Thomas Werkhoven. Binnen de bouwsector heeft hij zijn sporen ruimschoots verdiend en diverse financiële posities bekleed (op dit moment is hij CFO bij Bouwhuis Groep). Met zijn inbreng hebben we onze standaardsoftware tot maatwerk gemaakt – met één druk op de knop kreeg hij in zijn vorige baan vanuit Exsion Reporting en Exsion Corporate precies de rapportages die hij voor ogen had. Razendsnelle rapportages, een simpele manier om te consolideren en proactief kunnen aansturen op basis van gegevens, zijn belangrijke resultaten van deze co-creatie.

Het eerste contact

Het was oktober 2015. Thomas werkte als financial controller voor een groot bouwbedrijf met meer dan 1 miljard omzet per jaar. Deze organisatie koos voor Microsoft Dynamics (nu bekend als Microsoft Dynamics 365 Business Central). Voorafgaand aan deze keuze werd aangegeven dat Exsion Reporting een prima aanvulling zou zijn. Thomas kwam in contact met HB Software, maar bleek al gauw meer te willen…

Dit is wat hij er zelf over zegt: “In 90 procent van de gevallen was Exsion geschikt voor bouwbedrijven, maar destijds niet voldoende voor ons. Ik stelde vast dat door de grootte van de organisatie, waar ik toen voor werkte, we vooral aan het registreren waren. Focus op betere rapportages betekende nog steeds veel gedoe met lijstjes en allerlei documenten die tussen medewerkers werden uitgewisseld. Terwijl het uiteindelijk gaat om inzicht hebben en het op tijd kunnen nemen van de juiste beslissingen. Ik geloofde dat het anders moest: de focus van rapporteren naar analyseren verleggen.”

De visie van Thomas

Thomas is vooruitstrevend en denkt graag na over wat managers eigenlijk zouden moeten hebben. Hij vertelt het volgende over zijn visie: “Veel rapportagetools blijven beperkt tot het registeren van gegevens. Wat managers echter nodig hebben zijn correcte analyses om razendsnel beslissingen te kunnen nemen. Ze hebben tegenwoordig voorspelbaarheid nodig, op welk gebied dan ook. Als je alleen focus hebt op het maken van rapportages dan ontstaat zo ongeveer het volgende scenario: er worden diverse vragen uitgezet bij managers. Verschillende systemen worden geraadpleegd, waarbij er verkeerde aannames kunnen zijn. Handmatig wordt er van alles ingeklopt. Bovendien zullen er altijd mensen zijn die een rooskleuriger beeld weergeven dan de werkelijkheid. Er wordt bijvoorbeeld niet verteld dat bouwmaterialen pas voor 70% zijn ingekocht. Om accurate beslissingen te kunnen nemen moet de bias (vooroordelen) eruit. Je kunt namelijk pas goede beslissingen nemen als alle sturingsinformatie voor 100% klopt. Dat was en blijft mijn visie.”

Co-creatie & relatie met HB Software

Thomas vertelt dat hij drie jaar lang om de twee weken elke woensdag op het kantoor van HB Software te vinden was. “En dat was niet alleen voor het samen mogelijk maken van ‘druk op de knop’ software voor de bouwsector. Alfred van Duren, directeur/eigenaar van HB software, bleek een belangrijke coach voor mij te zijn. Als je namelijk ‘vernieuwend en anders’ wilt zijn dan kom je al snel tot de conclusie dat niet iedereen op verandering zit te wachten. Mogelijke weerstand tegen verandering is bekend menselijk gedrag. Van Alfred heb ik geleerd hoe ik daar beter mee om kan gaan en mensen nog beter kan overtuigen.”  

Wat wordt met één druk op de knop verkregen?

Voordat het antwoord komt geeft Thomas nog eerst de urgentie aan van slimme software voor de bouwsector: “De bouwkosten stijgen onder andere door schaarste van grondstoffen, de krapte op de arbeidsmarkt en de energiecrisis. Marges komen daardoor onder druk te staan en fouten kun je jezelf niet (meer) permitteren.” Met de in co-creatie gebouwde oplossing krijgen bouwbedrijven onder andere het volgende met één druk op de knop:

• financiële gegevens, bijvoorbeeld van openstaande vorderingen op datum;
• consolidatie van alle prognoses, met als voorbeeld dat in alle projecten automatisch wordt doorberekend wat er gebeurt als arbeidskosten veranderen;
• consolidatie van alle in- en verkooporders;
• consolidatie van projectbudgetten, om het totaaloverzicht te houden.

Als bouwbedrijven met verschillende werkmaatschappijen samenwerken aan dezelfde projecten in diverse regio’s dan is consolidatie nodig om grip te houden. Je verkrijgt er inzicht door op allerlei niveaus, waardoor bijvoorbeeld de capaciteit (mankracht) beter valt te plannen of budgetten niet onnodige overschreden worden.

Behaalde resultaten

De resultaten worden door Thomas als volgt samengevat: “Onnodige administratieve processen en zinloze werkzaamheden zijn verdwenen, want als we eerlijk zijn houden we elkaar met rapporteren vaak gewoon bezig. Nu blijft er tijd over om te besteden aan datgene wat bouwbedrijven graag doen: bouwen! Samen met HB Software is een razendsnel een efficiënt proces ontwikkeld om een begroting maken. ‘Een druk op de knop’ betekent namelijk wel dat je het proces aan de achterkant volledig ingeregeld moet hebben. Dat heeft veel tijd en energie gekost maar is ons samen gelukt. Het grote verschil met vroeger is dat gebruikers geen data meer op hoeven te halen maar kunnen vertrouwen op actuele, correcte data die hen automatisch wordt aangereikt. Dat zorgt ervoor dat misverstanden worden voorkomen en mensen onderling plezierig met elkaar samenwerken zonder van alles te hoeven vragen. Zelfs hiërarchische verhoudingen worden erdoor gladgestreken, omdat er minder te managen valt”, sluit Thomas af.