7 actuele tips om als vastgoedontwikkelaar grip te krijgen op projecten

Grip en controle voor projectontwikkelaars… Door personeelstekort, leveringstekorten, hogere prijzen van bouwmaterialen en steeds meer noodzakelijke samenwerkingen is het een actueel onderwerp. ‘Hou het bouwen in de klauwen!’ hadden we deze blog daarom ook kunnen noemen. Vandaar dat we deze 7 tips aanreiken om meer grip te krijgen op het volledige bouwproces:

Tip 1: Zorg voor een onderbouwde financiële begroting

Het financiële vertrekpunt moet kloppend zijn. Preciezere cijfers zijn belangrijker dan ooit. “Dat vullen we later wel in”, kan grote consequenties hebben. Te rooskleurige schattingen ook. In een goed onderbouwde financiële begroting worden daarom ook mogelijke risico’s beschreven. (zie tip 5).

Helaas zijn er ook externe factoren die we niet kunnen beïnvloeden, zoals de recente uitspraak in de stikstofrechtzaak. Omgekeerd betekent dit dat het nog belangrijker geworden is om wel grip en controle te hebben over zaken die beïnvloedbaar zijn binnen een projectbegroting.

Tip 2: Breng de projectadministratie en ontwikkelaars (vaker) bij elkaar

Medewerkers van de projectadministratie bewaken over het algemeen de beschikbare budgetten. Maar soms is dat uitdagend. Ontwikkelaars zijn creatief en kunnen te grote plannen hebben. Budgetoverschrijdingen kun je preventief voorkomen door tijdig met elkaar in gesprek te gaan. Natuurlijk ook met software, zoals HB Vastgoed 365, waardoor zowel de projectadministratie, ontwikkelaars en andere betrokkenen bij het bouwproces realtime inzicht hebben. Zelfs externe partijen, die je mogelijk vaker inzet, kun je door middel van autorisatie toegang geven.

Tip 3: Communiceer duidelijke planningsoverzichten

Maak nog duidelijkere planningsoverzichten waarin benoemd staat wie je op welk moment nodig hebt. Ook de periode (van-tot) waarin je deze capaciteit nodig hebt moet omschreven staan. In de bouw is er helaas een chronisch tekort aan mensen: wie je wel kunt inzetten moet daarvan bijtijds op de hoogte zijn. Het gaat overigens niet alleen om capaciteit (arbeid) bij het plannen. Met onze dynamische planningsoverzichten kun je op detailniveau planningen maken, bijvoorbeeld of de bouwvergunning is aangevraagd, maar er ook voor kiezen om te plannen op basis van hoofdlijnen. Elke klant doet het immers anders als het gaat om projectplanning.

Tip 4: Bewaak de voortgang van het project

Klopt het budget met de mate van oplevering? Lopen we op schema? Moet er niet teveel vooruit betaald worden terwijl het project nog moet starten? Door datumvelden te koppelen aan kpi’s (Key Performance Indicators) blijft er grip op de voortgang van het project.

Tip 5: Maak een risico analyse

In een goed onderbouwde financiële begroting worden ook mogelijke risico’s beschreven, schreven we al bij  tip 1. Ook dat is nodig om meer grip en controle te krijgen op het volledige bouwproces. Immers kan één niet goed werkende of verkeerd geplaatste leiding voor extra kosten zorgen. Door dit soort gegevens digitaal vast te leggen zijn trends waar te nemen en kan er vroegtijdig en steeds beter op risico’s geanticipeerd worden.

Tip 6: Gebruik een gecentraliseerde digitale structuur

Eenvoudig gezegd voorkom je het volgende ermee: als er meerdere systemen of applicaties zijn (zoals Excel) dan ontstaan er verouderde versies van documenten. Een ‘copy-paste’ of ‘drag and drop’ van verouderde informatie, maar ook menselijke typfouten kan voor financiële uitdagingen, misverstanden of onwaarheden zorgen. Dat is waarom een gecentraliseerde digitale structuur zo belangrijk is. Eén waarheid hebben is waar het om gaat.

Tip 7: Werk met workflows voor goedkeuring (approval)

Tot slot verkrijg je grip en controle ook met het 4-ogenprincipe. Er is minimaal een tweede persoon die goedkeuring geeft aan een bepaalde investering of iets anders wat moet gebeuren. Maak er een digitaal proces van, zodat het verkrijgen van de noodzakelijke handtekeningen sneller plaatsvindt.