“Grrr… waar zijn mijn huissleutels!”

Ik had ze hier toch neergelegd? Het is iedereen weleens overkomen. Jou ook. Deze titel is echter gebruikt als symboliek voor het volgende: elke dag zijn er mensen dagelijks op zoek. Bijvoorbeeld naar documenten, zoals projectinformatie, afspraken met klanten, dat ene emailbericht, offertes, rapportages  en nog heel veel meer. “Grrr…waarom kan ik het niet vinden! Dat daar wat aan te doen is, dat leggen we graag uit.

Centraliseer je informatie waar mogelijk

Dat is wat ons betreft een belangrijke eerste stap. Het is namelijk hetzelfde als altijd je sleutels op een vaste plek neerleggen. De uitdaging is alleen dat je het jezelf moet aanleren: oude patronen moeten eruit anders blijf je zoeken. (Dat geldt dus ook voor je collega’s).

In het vakgebied van vastgoedprojecten waarin we werkzaam zijn, zien we vaak dat medewerkers van de administratie, die projectbudgetten moeten bewaken, onvoldoende op de hoogte zijn waar projectontwikkelaars al hun informatie hebben opgeslagen. Toch is dat van groot belang, omdat er tussentijds vaak wat verandert. We schreven er al eerder over in deze blog. Doordat er vaker decentraal op hybride werkplekken gewerkt wordt, zien we overigens een steeds grotere behoefte ontstaan voor het centraliseren van informatie.

Integreer pointers om sneller te zoeken

Tegenwoordig worden veel artikelen voorzien van crosslinks. Je klikt erop en je gaat bijvoorbeeld naar de contactpagina. In dit geval is deze crosslink die van ons. Waarom doen we datzelfde dan niet ook vaker tussen systemen? Dat is mogelijk door de inzet van pointers: het verbindt informatie met elkaar, ongeacht waar het staat.

Pointers als digitale sleutelbos om informatie te openen

Stel dat een projectontwikkelaar werkt met ons softwareprogramma HB Vastgoed 365 waarin hij zijn projectadministratie bijhoudt. Dan zijn aanvullende documenten, die bijvoorbeeld in Microsoft SharePoint zijn opgeslagen, eenvoudig met een pointer aan te geven. De waarde van een pointer kan namelijk het adres van elke andere variabele waarde zijn. Het is in feite een koppeling naar een ander systeem. De vergelijking met sleutels valt ook te maken: je hebt met pointers daardoor een digitale sleutelbos naar informatie in verschillende systemen.

Wat betekent dit nu voor gebruikers?

In de traditionele wereld van documentopslag zijn we gewend om te denken in boomstructuren: Windows mappen en submappen van submappen. Dat maakt het zoeken uitdagend. Vooral als er geen goede afspraken over gemaakt zijn, verschillende manieren van opslag individueel worden gekozen en er teveel lagen zijn. Maar met het pointerprincipe hoeft niemand meer na te denken waar het staat. Je klikt er gewoon op. Je zou het kunnen vergelijken met een Key finder als sleutelbos waar je maar een keer naar hoeft te fluiten: “Beep, beep, beep…o daar ben je.”

Eerste hulp bij sneller vinden

Zoeken naar een huis- of autosleutel gaat nog steeds om dezelfde deur. Maar wie op zoek is naar informatie, bijvoorbeeld alles over een vastgoedproject, heeft een extra uitdaging: het moet wel actuele informatie, dus de juiste sleutel zijn. Anders start je dag verkeerd, helemaal niet of zorgt het in ieder geval voor verwarring.

Vastgoedontwikkelaars, woningcorporaties, aannemers en beleggers in vastgoed helpen we graag met technologie en softwareoplossingen om informatie nooit meer kwijt te zijn.