Een overzichtelijke en waterdichte vastgoedprojectadministratie – Casestudy Wilma Wonen

Op financiële afdelingen van vastgoedontwikkelaars is het behoorlijk uitdagend om de kosten van projecten onder controle te houden. Er is bijvoorbeeld zowel een solide projectadministratie als een verplichtingsadministratie nodig om grip en controle te houden. Chi Man, controller bij vastgoedontwikkelaar Wilma Wonen, legt uit waarom ze eind 2021 besloten om een samenwerking met HB Software aan te gaan en wat HB Vastgoed 365 in de Cloud tot op heden voor hen betekent heeft.

Dit is hoe de samenwerking begon

In het verleden werkte Wilma Wonen met een bekend boekhoudprogramma. Dit is wat Chi erover zegt: ‘Door het toenemende aantal vastgoedprojecten kwamen we erachter dat de toenmalige software vooral generiek gemaakt was voor administratieve afdelingen van allerlei verschillende organisaties. Het ontbrak bij deze leverancier echter aan specifieke kennis van de vastgoedsector. Er waren bijvoorbeeld geen mogelijkheden aanwezig in het systeem om een volwaardige projectadministratie uit te voeren, wat wel nodig was gezien de groei van onze organisatie en de toename van het aantal vastgoedprojecten. Via onze relaties in de vastgoedwereld kwamen we bij HB Software terecht.’ 

Een overzichtelijke verplichtingsadministratie

Chi vertelt dat het bewaken van projectbudgetten, betalingsvoorwaarden en andere contractuele afspraken in het verleden veel tijdrovend handwerk betekende. Met mogelijke fouten als gevolg. ‘De contracten worden tegenwoordig in HB Vastgoed 365 ingegeven en er ontstaat daardoor een verplichting in de projectadministratie. Deze worden bij facturatie afgeboekt, dus de gefactureerde verplichtingen worden afgeboekt. Daarmee heb ik als controller een extra zekerheid, want de rekeningen die van architecten of onderaannemers binnenkomen kunnen niet afwijken van hetgeen is afgesproken. Het systeem waarschuwt mij als dit wel het geval is. Dat betekent ook dat we bij audits op het gebied van compliance beter scoren. Ook wil ik benadrukken dat we de koppeling met Exsion365 waarderen, omdat veel projectmanagers met Excel-bestanden werken en deze hierdoor uitstekend integreren met HB Vastgoed 365.’ 

‘HB Vastgoed 365 heeft ons een overzichtelijke en waterdichte vastgoedprojectadministratie opgeleverd, waarmee periodieke accountantscontroles probleemloos verlopen. Het aantal vastgoedprojecten neemt toe en ik ben ervan overtuigd dat HB Software met ons mee gaat groeien door de onbeperkte functionaliteiten die door Cloud geboden worden.’ 

Chi Man, controller Wilma Wonen

Begeleiding in accuraat werken

HB Vastgoed 365 is volledig afgestemd op de manier waarop Wilma Wonen haar vastgoedprojectadministratie wil voeren. ‘Dat betekent ook dat gebruikers verplichte velden moeten invullen, zoals hun eigen parameters. Het zijn juist die verplichte velden die zorgen voor accuraatheid van projectgegevens. Wat ik enorm waardeer is de begeleiding die onze medewerkers van HB Software krijgen om foutloos te werken. Zo is de overgang naar de Cloud stapsgewijs gegaan en werden voorafgaand aan de implementatie eerst testomgevingen aangemaakt. De livegang vond pas plaats nadat sessies met gebruikers gedaan waren en er zekerheid was dat alle gewenste procedures en handelingen naar behoren werkten. De technische support is uitstekend en persoonlijk en vragen worden vrijwel altijd direct opgelost.

Over Wilma Wonen

Wilma Wonen ontwikkelt residentiële projecten met een sterke focus op de eindgebruiker. En met respect voor natuur en omgeving. Het ontwikkelen van woonprojecten met een duidelijke signatuur is daarbij het uitgangspunt. Dat geldt voor alle werkvelden waarin Wilma Wonen actief is. Van vernieuwende binnenstedelijke projecten en zorgvuldige transformaties van historisch vastgoed tot complexe gebiedsontwikkelingen en kleinere uitbreidingslocaties door heel het land. Vakmanschap en integriteit vormen daarbij steeds de basis.  

Meer weten over HB Vastgoed 365 in de Cloud?

Chi benoemde ook het voordeel van altijd up-to-date zijn, waardoor een hoge mate van veilig werken bereikt wordt. Lees hier welke voordelen het gebruiken van HB Vastgoed 365 nog meer oplevert.