Een flexibele softwareomgeving? 5 menselijke aandachtspunten…

“Overal waar sprake is van het integreren van systemen, is het belangrijk om vast te stellen of er geen onnodige complexiteiten aan het ontstaan zijn.” Deze interessante uitspraak is van Frank van der Drift, productowner van HB Vastgoed 365. Hij houdt zich al jarenlang bezig met het optimaliseren en vereenvoudigen van bedrijfsprocessen. Wil je jouw software flexibel houden dan zijn er op menselijk vlak volgens hem ook een aantal aandachtspunten:

Aandachtspunt 1: intern overleg

Frank is daar duidelijk over: “In veel organisaties bestaan zogenaamde ‘eilandjes’ of ‘koninkrijkjes’, zeker is dat het geval als organisaties groter worden. Zonder het van elkaar te weten zoeken managers naar softwareoplossingen die hun specifieke wensen kunnen invullen. Overigens is dat onderdeel van natuurlijk menselijk gedrag. Het gevolg kan echter zijn dat er allerlei systemen en applicaties ontstaan die op een later moment aan elkaar geknoopt moeten worden. Op het moment dat dit niet (meer) kan worden logheid, traagheid en inflexibiliteit ervaren. Onderzoek daarom altijd of iets wat je wilt bereiken ook kan met hetgeen je al in huis hebt: overleg.”

Aandachtspunt 2: duidelijke verantwoordelijkheden en beleid

Software die altijd met je meebuigt moet niet alleen makkelijk in gebruik maar vooral ook veilig zijn. Daarom is er beleid nodig waarin wordt vastgesteld wie wat bepaalt en waaraan deze software moet voldoen om flexibiliteit ook voor de toekomst te kunnen creëren. “Van onveilige software kun je immers stil komen te liggen.”

Aandachtspunt 3: meer willen doen met minder

“Hoe meer eenvoud, hoe groter de kans op flexibiliteit en aanpasvermogen”, volgens Frank. Dat betekent volgens hem dat je samen moet  beoordelen of iets wat je jarenlang deed ook echt nodig is. “Vaak worden er applicaties of processen in stand gehouden die, opmerkelijk genoeg,  geen waarde voor de organisaties opleveren. “Het slimmer inrichten is waar ik plezier uit haal, maar levert vooral een lach op de gezichten van gebruikers op.”

Aandachtspunt 4: de bereidheid hebben om te veranderen

Dat er apps, zowel zakelijk als privé, gebruikt worden op een smartphone was enkele jaren geleden ondenkbaar. Zo is het met bedrijfsprocessen ook. “Maar soms gebeurt het dat klanten vergelijkingen maken met hoe iets vroeger ging of was. Met de huidige technologische ontwikkelingen is het echter belangrijk om open te staan voor verandering. Anders bestaat er het risico dat je al snel een achterstand oploopt.

Aandachtspunt 5: het (samen) in stand houden van een up-to-date omgeving

Software, zoals HB Vastgoed 365, is zowel op een eigen server (on premise) als in de cloud beschikbaar. “In beide gevallen geldt dat de omgeving up-to-date moet zijn om flexibiliteit te ervaren. Daarom is mijn persoonlijke doelstelling om elke HB Vastgoed 365 klant te voorzien van datgene wat als laatste beschikbaar is.

In de cloud gebeurt dat vanzelf: we zorgen er namelijk voor dat de laatst beschikbare versie geautomatiseerd bij de klant terechtkomt. Voor on premise installeren we, in overleg, altijd de laatste versie. Elk half jaar is er een nieuwe major versie van Business Central. Voor SaaS (cloud) houdt dit in dat klanten altijd meegaan met elke nieuwe major versie en dat er geen tijdrovende upgrades meer nodig zijn. Met cloud profiteer je dus van tijdwinst, gemak, kostenvoordelen en de zekerheid dat je altijd up to date bent. Je hoeft er zelf niet meer naar om te kijken.

Heb je daar hulp bij nodig of een andere vraag?

Neem dat contact met ons op of maak een LinkedIn connectie met Frank.