Ook implementaties van Business Central en upgrades van NAV naar Business Central kunnen we intelligent door laten gaan. We deden het namelijk al, maar nu zullen we wel moeten. Ontdek de tips uit de blog van Remco van de Meeberg, senior consultant, over De anderhalve-meter-implementatie van Business Central.

De anderhalve-meter-implementatie van Microsoft Dynamics 365 Business Central

Het ‘online’ implementeren van een ERP-omgeving zoals Microsoft Dynamics Business Central is niet iets wat als gevolg van de coronacrisis en de overheidsmaatregelen is ontstaan, al sinds jaar en dag worden er implementaties op grote afstand gedaan bij klanten die aan de andere kant van de wereld kantoor houden.

Belangrijk hierbij is dat er overeenstemming bereikt wordt over de te gebruiken hulpmiddelen:

• Welke software ga je gebruiken voor videoconferenties?
  • Microsoft Teams
  • GoTo Meeting
  • etc.
• Hoe ga je documenten delen?
  • e-mail
  • SharePoint
  • Onedrive
  • etc.
• Hoe zorg je ervoor dat beide partijen dezelfde versies van documenten voor ogen krijgen en samen kunnen werken in bijvoorbeeld een actielijst?

Belangrijk is dat beide partijen comfortabel moeten kunnen werken met de te gebruiken hulpmiddelen en presentaties kunnen geven wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld een PowerPoint presentatie over een voorgestelde oplossing, of een live scherm waar bijvoorbeeld een foutmelding op verschijnt, zodat iedereen tijdens de bijeenkomst hetzelfde te zien krijgt. Daarom is het raadzaam om de gebruikte verbindingen en hulpmiddelen van tevoren grondig te testen, om te voorkomen dat er bij de 1^ebijeenkomst blijkt dat er 1 of meerdere mensen niet mee kunnen doen.

Zorg dat bij alle belangrijke sessies, zoals trainingen en brainstormsessies over oplossingsrichtingen, de camera aan staat, zodat je eventuele non-verbale communicatie kunt inschatten. Let er op dat er geen zaken zijn die onnodig afleiden, zoals een poster op de achtergrond die voor meerderlei uitleg vatbaar is, of een rommelige boekenkast. Gebruik indien mogelijk een effen muur als achtergrond, of, afhankelijk van de gebruikte hulpmiddelen, een specifieke achtergrond, of vervaag deze.

Houdt net als in reguliere bijeenkomsten de vergaderetiquette in acht. Laat mensen uitpraten, zorg ervoor dat iedereen aan het woord komt, herhaal wat er gezegd en afgesproken is en maak notities. Een handige bijkomstigheid van hulpmiddelen voor videoconferenties is dat de betreffende bijeenkomst in de meeste gevallen opgenomen kan worden, zodat iedereen deze op een later tijdstip kan terugzien of luisteren. Geef wel duidelijk van tevoren aan dat de bijeenkomst opgenomen wordt en vraag of mensen daar bezwaar tegen hebben.

Het verloop van de implementatie

De opbouw voor de implementatie van Microsoft Dynamics Business Central hoeft niet veel te verschillen van een reguliere offline implementatie. Wel zullen de onderdelen in kleinere brokken opgedeeld moeten worden, omdat de ervaring leert dat online sessies nog intensiever zijn dan reguliere bijeenkomsten.

De onderstaande indeling heeft zich reeds bewezen:

1. Startbijeenkomst
   Begin met een kennismaking – de startbijeenkomst
   Maak tijdens deze bijeenkomst afspraken over het delen van documenten, wie er verantwoordelijk is voor notulen, etc.
2. Introductietraining
   Ga verder met een introductietraining – hoe werkt de gebruikersinterface
   Ook bij een upgrade van een implementatie zul je zien, dat een vernieuwde of nieuwe interface veel vragen kan oproepen die je maar beter al beantwoord kunt hebben, voordat je echt nader op de inhoud ingaat. Verder zul je ook merken dat mensen vaak maar een klein deel van de functionaliteit gebruiken. In deze sessie kun je ze alvast kennis laten maken met wat er nog meer aan (nieuwe) functionaliteit aanwezig is.
   Zorg dat je niet heel de sessie aan het uitleggen bent. Laat mensen ook zelf aan de knoppen zitten.
3. Inrichtingssessies per functioneel gebied
   Als het gaat om sessies die gericht zijn op inrichting en configuratie, is het handig om deze in te delen op vakgebieden. Zo weet je zeker dat de aanwezige mensen de vereiste kennis en/of ervaring hebben en kunnen er direct beslissingen worden genomen over de inrichting en configuratie. Plan meerdere sessies per vakgebied en geef mensen huiswerk mee voor de volgende bijeenkomst. Hiermee kun je de voortgang nauwgezet in de gaten houden en bijvoorbeeld besluiten om een sessie te verplaatsen indien het ‘huiswerk’ niet af is.

   Veel voorkomende inrichting kan zijn:

   • Basisinrichting
   • Stamgegevens
   • Financiën
   • Verkoop
   • Inkoop
   • Magazijn
   • Interfaces
   • Rapportage
4. Training per functioneel gebied
   Zodra de basisinrichting per vakgebied is afgerond, kun je verdergaan met trainingssessies per functioneel gebied. Ook deze sessies moeten kort zijn en mensen dwingen om zelf met de software aan de slag te gaan (huiswerk). De toegang tot de testomgeving moet laagdrempelig zijn, zonder (voortdurende) meldingen over vereiste gebruikersrechten etc.
   Zorg dat iedereen zijn/haar vraag direct ergens kwijt kan, bijvoorbeeld in een Excel-lijst die door beide partijen benaderd en bewerkt kan worden. Eventueel kan ook een ondersteuningsportaal in deze fase al uitkomst bieden. Waak er echter wel voor, dat dit niet alle tijd of het budget gaat opsnoepen. Je kunt zo wel inzicht krijgen of er vaak dezelfde vraag gesteld wordt, wat betekent dat het betreffende onderdeel intensief en/of herhaaldelijk getraind moet worden.
5. Testsessie met een herkenbaar verloop
   Probeer zo snel mogelijk een testsessie in te plannen voor een herkenbaar bedrijfsproces of een deel daarvan, zodat gebruikers snel een idee krijgen hoe het een en ander voor hen kan gaan werken.
   Deze sessies zullen een herhaaldelijk karakter kennen tot aan de uiteindelijke acceptatietest.
   Vergeet ook niet om sessies te plannen voor het testen van gebruikersrechten, profielen en conversie.
6. Acceptatietest
   Als alle afzonderlijke testsessies naar tevredenheid zijn verlopen, kan er een acceptatietest georganiseerd worden. Deel ook deze in functie- of vakgebieden in, zodat niet iedereen aan de volledige test hoeft deel te nemen. De indeling is uiteraard afgestemd op het procesverloop van de klant. Hierdoor kan het zijn, dat bepaalde afdelingen meerdere keren zullen moeten participeren, omdat ze deel uitmaken van verschillende onderdelen van het proces. Ook de conversie dient onderdeel te zijn van de acceptatietest.
7. Herhaling acceptatietest

Als de 1^e acceptatietest heeft plaatsgevonden kan er na verloop van tijd (een nader overeengekomen periode) een 2^eacceptatietest uitgevoerd worden. De klant heeft zo de gelegenheid om te beoordelen of het proces wat men voor ogen had sluitend is, of dat er aanpassingen nodig zijn. De leverancier heeft de gelegenheid om eventuele fouten en/of storingen op te lossen. Het kan zijn dat er alleen voor bepaalde onderdelen van het proces een 2^e acceptatietest nodig is. De conversie zou bijvoorbeeld wegegelaten kunnen worden.

Randvoorwaarden

• de verbinding moet goed zijn, voor zowel beeld als geluid
• iedereen moet op eenvoudige wijze bij een testomgeving kunnen
• er moet een consensus worden bereikt over de te gebruiken hulpmiddelen, voorkom een discussie die afleidt van de werkelijke inhoud
• zorg voor een plek waar documenten gedeeld en eventueel gelijktijdig bewerkt kunnen worden
• laat iedere geplande afspraak doorgaan, al is het alleen maar om even bij te praten en/of te constateren dat iemand nog niet klaar is voor de volgende stap. Je kunt dan met 5 minuten weer klaar zijn. Zorg er wel voor dat besproken wordt wat de klant nodig heeft, zodat hetgeen wat er gedaan moet worden ook daadwerkelijk afgerond wordt.
• een langere periode van radiostilte is funest.